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A gestão de correspondência representa hoje em dia uma área crucial para o bom funcionamento de qualquer Instituição e, quando lhe é dado um tratamento profissional, exige um tempo substancial de trabalho. Esta aplicação foi desenvolvida tendo por base os esquemas normais de funcionamento das Instituições, as formas de registo de informação e necessidades de acesso à mesma. Os objectivos finais foram sempre os de reduzir tempo de trabalho e de acesso à informação e ao mesmo tempo tornar todo o processo fiável e verdadeiramente útil.

A aplicação em tópicos:

  • Correspondência emitida
    • Registo rápido de todos os dados importantes
      • Número de registo
      • Data de registo
      • Natureza da correspondência
      • Correspondência interna ou externa
      • Referência
      • Meio
      • Data da correspondência
      • Assunto
      • Remetente e Destinatário
      • etc.
    • Criação automática de envelopes e/ ou etiqueta de endereço
    • Correspondência Interna: registo no ciclo de correspondência
    • Anexação de ficheiros de qualquer tipo (Word, Excel, Imagens, etc,)
    • Criação dos próprios anexos de forma automática
        Ao registar a correspondência, pode iniciar automaticamente a criação do respectivo documento, baseado em modelos predefinidos e com a inclusão automática de campos de informação. Pode, por exemplo, criar um registo de emissão de uma carta e, com um simples clique num botão, é iniciado o Micosoft Word com o modelo de carta definido e já com os dados do remetente, destinatário, data, assunto, etc. O utilizador pode criar vários modelos para cada tipo de correspondência (cartas, faxes, declarações, ofícios, circulares etc.)
    • Registo de custos na correspondência externa (selos, avisos de recepção, etc.)
  • Correspondência recebida
    • Registo rápido com todos os dados (semelhante à correspondência emitida)
    • Anexação de ficheiros (imagem, texto, etc.)
    • Registo automático através de digitalização
    • Redireccionamento para o departamento respectivo
    • Entrada no ciclo de correspondência
  • Ciclo de correspondência
      Redireccionamento sucessivo da correspondência através dos departamentos

      O utilizador que regista a correspondência pode “arquivar” a mesma ou redireccioná-la para o departamento respectivo. Este receberá um aviso no seu posto de trabalho e poderá aceder à correspondência em causa podendo também ler alguma indicação que tenha sido colocada por quem lhe reenviou a correspondência. O departamento pode então finalizar o ciclo ou reenviar a outro departamento com as suas próprias indicações. O ciclo continua até ser fechado. A qualquer momento é possível verificar toda a correspondência pendente, o departamento onde está e o ciclo que percorreu. Este ciclo pode ser acompanhado pela correspondência física ou electrónica uma vez que a aplicação permite a digitalização da mesma.

  • Organização e consulta por processos
      A correspondência pode também ser organizada por processos. Assim, podemos ter rapidamente acesso a toda a correspondência emitida e recebida relacionada com um determinado processo.
  • Pesquisa de correspondência
      A aplicação permite a pesquisa rápida e extremamente versátil de toda a correspondência. Pode filtrar a pesquisa por qualquer campo de informação ou parte dele. Torna-se assim muito fácil encontrar qualquer registo por datas, referência, assunto, etc.
  • Listagens e impressões
    • Listagem de entidade
    • Listagem de correspondência
    • Mapa de custos de correspondência emitida
    • Etiquetas de endereço (definidas à medida pelo utilizador)
    • Envelopes (definidos à medida pelo utilizador)
      • Dados do remetente
      • Com ou sem impressão do logótipo
      • Dados do destinatário
    • Emissão a pedido ou para a correspondência emitida
  • Interligação com todo o Software Desafio Informático
      Como é normal nas soluções Desafio Informático, a Gestão de Correspondência trabalha em interligação total com todo o restante software. Assim que o utilizador cria uma entidade numa aplicação qualquer (di.WinCreche, di.Valências, di.Irmãos, etc.) essa mesma entidade estará imediatamente disponível no registo de correspondência.
  • Gestão multi-instituição, multi-utilizador e multi-posto