A gestão de correspondência representa hoje em dia uma área crucial para o bom funcionamento de qualquer Instituição e, quando lhe é dado um tratamento profissional, exige um tempo substancial de trabalho. Esta aplicação foi desenvolvida tendo por base os esquemas normais de funcionamento das Instituições, as formas de registo de informação e necessidades de acesso à mesma. Os objectivos finais foram sempre os de reduzir tempo de trabalho e de acesso à informação e ao mesmo tempo tornar todo o processo fiável e verdadeiramente útil.

A aplicação em tópicos:

• Correspondência emitida
  • Registo rápido de todos os dados importantes
    • Número de registo
    • Data de registo
    • Natureza da correspondência
    • Correspondência interna ou externa
    • Referência
    • Meio
    • Data da correspondência
    • Assunto
    • Remetente e Destinatário
    • etc.
  • Criação automática de envelopes e/ ou etiqueta de endereço
  • Correspondência Interna: registo no ciclo de correspondência
  • Anexação de ficheiros de qualquer tipo (Word, Excel, Imagens, etc,)
  • Criação dos próprios anexos de forma automática
    Ao registar a correspondência, pode iniciar automaticamente a criação do respectivo documento, baseado em modelos predefinidos e com a inclusão automática de campos de informação. Pode, por exemplo, criar um registo de emissão de uma carta e, com um simples clique num botão, é iniciado o Micosoft Word com o modelo de carta definido e já com os dados do remetente, destinatário, data, assunto, etc. O utilizador pode criar vários modelos para cada tipo de correspondência (cartas, faxes, declarações, ofícios, circulares etc.)
  • Registo de custos na correspondência externa (selos, avisos de recepção, etc.)
• Correspondência recebida
  • Registo rápido com todos os dados (semelhante à correspondência emitida)
  • Anexação de ficheiros (imagem, texto, etc.)
  • Registo automático através de digitalização
  • Redireccionamento para o departamento respectivo
  • Entrada no ciclo de correspondência
• Ciclo de correspondência
  Redireccionamento sucessivo da correspondência através dos departamentos

  O utilizador que regista a correspondência pode “arquivar” a mesma ou redireccioná-la para o departamento respectivo. Este receberá um aviso no seu posto de trabalho e poderá aceder à correspondência em causa podendo também ler alguma indicação que tenha sido colocada por quem lhe reenviou a correspondência. O departamento pode então finalizar o ciclo ou reenviar a outro departamento com as suas próprias indicações. O ciclo continua até ser fechado. A qualquer momento é possível verificar toda a correspondência pendente, o departamento onde está e o ciclo que percorreu. Este ciclo pode ser acompanhado pela correspondência física ou electrónica uma vez que a aplicação permite a digitalização da mesma.

• Organização e consulta por processos
  A correspondência pode também ser organizada por processos. Assim, podemos ter rapidamente acesso a toda a correspondência emitida e recebida relacionada com um determinado processo.
• Pesquisa de correspondência
  A aplicação permite a pesquisa rápida e extremamente versátil de toda a correspondência. Pode filtrar a pesquisa por qualquer campo de informação ou parte dele. Torna-se assim muito fácil encontrar qualquer registo por datas, referência, assunto, etc.
• Listagens e impressões
  • Listagem de entidade
  • Listagem de correspondência
  • Mapa de custos de correspondência emitida
  • Etiquetas de endereço (definidas à medida pelo utilizador)
  • Envelopes (definidos à medida pelo utilizador)
    • Dados do remetente
    • Com ou sem impressão do logótipo
    • Dados do destinatário
  • Emissão a pedido ou para a correspondência emitida
• Interligação com todo o Software Desafio Informático
  Como é normal nas soluções Desafio Informático, a Gestão de Correspondência trabalha em interligação total com todo o restante software. Assim que o utilizador cria uma entidade numa aplicação qualquer (di.WinCreche, di.Valências, di.Irmãos, etc.) essa mesma entidade estará imediatamente disponível no registo de correspondência.
• Gestão multi-instituição, multi-utilizador e multi-posto