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Utilização de software certificado – Regras definidas em Abril de 2012


A utilização de software certificado foi regulamentada em 2010 através da portaria 363/2010 de 23 de Junho.

 
Recentemente, através da portaria 22-A/2012 de 24 de Janeiro, foram alteradas algumas regras tornando a utilização de software certificado mais generalizada.

 
Também foram alteradas as especificações técnicas que os programas informáticos devem passar a cumprir para que possam continuar certificados e em conformidade com as disposições legais (Ofício Circulado nº 50 000/2012)

 
A Autoridade Tributária publicou ainda um documento intitulado “FAQ’s Portaria de Certificação de Software – Ótica do Utilizador” cuja leitura aconselhamos e onde se esclarece de forma simples algumas das dúvidas mais frequentes relativas à certificação de software e às alterações recentemente introduzidas.

 
Regras em vigor desde Abril de 2012.

 
A Desafio Informático tem todo o seu Software certificado e em conformidade com as regras em vigor.

 
Se tiver mais alguma questão que queira colocar, poderá contactar-nos directamente ou deixar aqui a sua pergunta. Responder-lhe-emos logo que possível e, se a sua dúvida for partilhada por mais Instituições, adicioná-la-emos à lista.

 
Clique nas perguntas que quiser ver respondidas:

O que é a certificação de Software?
A Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a actual redação dada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, obriga a que os programas informáticos de facturação cumpram determinados requisitos técnicos.

 

A certificação é o processo através do qual a Autoridade Tributária verifica a conformidade dos programas informáticos com as exigências da portaria.

 

Se todos os requisitos forem cumpridos, o software é certificado, sendo-lhe atribuído um número de certificado. Por exemplo, ao software di.WinCreche da Desafio Informático foi atribuído o certificado número 249.

 

 
Para que continue a cumprir a legislação, o software, além de estar certificado tem que cumprir os requisitos adicionais que vão sendo definidos pela AT.

O que mudou a partir de Abril de 2012?
- a partir de 1 de Abril de 2012, desde que não estejam abrangidas por nenhuma das isenções previstas, todas as empresas passaram a ter que utilizar software certificado, mesmo que até essa data fizessem a sua facturação de forma manual ou através de máquinas registadoras

 

 
- a utilização de software certificado passou a ser obrigatória:

  • - a partir de Abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negócios de 2011 superior a 125.000 €
     
  • - a partir de Janeiro de 2013 para sujeitos passivos com volume de negócios de 2012 superior a 100.000 €
     

- se não utilizava qualquer software de facturação e vai passa a utilizar (seja por obrigatoriedade ou por opção), então o software que adquirir tem obrigatoriamente que ser certificado (independentemente do volume de negócios)

 
- as empresas que tenham relações comerciais apenas com outras empresas e não lidem com o consumidor final estão também obrigadas à utilização de software certificado

  
- qualquer documento susceptível de ser apresentado ao cliente para efeitos de conferência de bens fornecidos ou serviços prestados tem que ser assinado digitalmente. Por exemplo, os «avisos de pagamento» ou «recibos provisórios» ainda utilizados em alguns infantários, lares e Instituições similares passam a ter que ser assinados digitalmente.

 
- se um documento de facturação (uma factura ou uma venda a dinheiro, p. ex.) for gerado a partir de outro documento (p. ex. um aviso de pagamento ou um recibo provisório), então o documento de facturação tem obrigatoriamente que mencionar essa origem. Outro exemplo da mesma situação são as facturas referentes a guias de remessa – têm que mencionar a que guia(s) dizem respeito.

  
- os programas informáticos, mesmo estando certificados, têm que sae manter actualizados para poderem continuar a cumprir novas regras que vão sendo definidas.

Como posso verificar se o meu software está em conformidade com os requisitos legais?
Terá que fazer duas verificações:

  1. Ver se o programa consta da lista de programas certificados
    Para isso pode aceder ao portal das finanças na internet em https://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt. Deve depois dar um clique na opção “Apoio ao Contribuinte” no lado esquerdo do ecrã. Em seguida, ao centro, clique em “Certificação de Software de Facturação”. Nos novos links que aparecem ao centro, escolha “Lista dos programas certificados”.

      
    Na lista tem que existir um registo para cada programa com o nome do programa, o nome da empresa produtora e o número de certificado atribuído.

      
    Por exemplo, a Desafio Informático aparece seis vezes nessa lista, com os números de certificado de 244 a 249 correspondendo às várias aplicações de facturação de que é produtora.

      
    Se quiser, também pode utilizar este link para chegar directamente à lista: http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/Out/consultaProgCertificadosM24.action?&pagina=13

     

     

  2. Verificar se o programa cumpre os requisitos obrigatórios definidos em Abril de 2012
    Pode verificar, por exemplo, o seguinte:

    • - Na impressão dos documentos, em substituição da expressão “xxxx-Processado por programa certificado nº 9999/DGCI” deve passar a ter a expressão “xxxx-Processado por programa certificado nº 9999/AT”
       
    • - Todos os documentos susceptíveis de ser apresentados ao cliente final para conferência dos bens fornecidos e/ou serviços prestados têm que ter assinatura digital (isso inclui avisos de pagamento, recibos provisórios, guias de remessa, guias de transporte, talões, etc.).
       
    • - Todos os documentos de facturação gerados com base noutros documentos (por exemplo, um factura ou venda a dinheiro gerada com base num aviso de pagamento) devem ter a indicação do documento original (por ex: «Factura relativa ao aviso de pagamento nº 999”).
       

As Misericórdias e outras IPSS´s também são obrigadas a utilizar software certificado?
Tendo a interpretação da portaria suscitado dúvidas por não ser absolutamente claro que as Misericórdias e outras IPSS´s estejam isentas da obrigatoriedade de utilização de software certificado, em Fevereiro de 2011, a DGCI emitiu um parecer vinculativo, no qual esclarece que as Misericórdias não estão obrigadas a utilizar software certificado.

  
Apesar de não existir a obrigatoriedade legal, é útil e vantajosa a utilização de software certificado.

Qual é então a vantagem de utilizar software certificado?
O objectivo principal da certificação de software é garantir um maior rigor e inviolabilidade de informação de natureza fiscal. Todas as empresas ou Instituições que valorizem o rigor e transparência de gestão verão, assim, mais reconhecidos esses valores utilizando software certificado.

  
Por outro lado, estando as Instituições certificadas ou em processo de certificação da qualidade, não seria coerente nem faria sentido que não utilizassem software certificado.

E não há desvantagens em utilizar software certificado? Por exemplo, não será mais complicado o trabalho diário, uma vez que não poderemos alterar documentos depois de emitidos?
Se o software com que trabalha for realmente bom, nenhuma tarefa será mais complicada ou demorada.

 

Todas as correcções que necessitar de fazer em qualquer documento de facturação podem ser feitas com os mecanismos contabilísticos adequados. Cabe às empresas produtoras de software agilizar essas tarefas, desenvolvendo software suficientemente intuitivo e “inteligente” para reduzir ao mínimo o trabalho do utilizador.

 

Se o seu fornecedor informático não tem software certificado ou se, por causa da certificação, o software ficou mais complicado e o obriga a perder mais tempo, talvez esteja na hora de conhecer as alternativas que existem no mercado.

 

Na Desafio Informático ocupamos grande parte do nosso tempo a compreender e simular as dificuldades diárias das Instituições para desenvolver software capaz de simplificar ao máximo o trabalho do utilizador. Por esta razão, os nossos clientes do Sector Social cedo nos manifestaram a vontade de usar software Desafio Informático certificado, mesmo que venham a estar isentos dessa obrigação.

 

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